Trong bài viết này, chúng ta bàn về các yêu tố chính sẽ tác động đến việc quy hoạch và thiết kế tối ưu để đáp ứng các yêu cầu lưu kho hoặc lưu trữ của bạn.
Hãy bắt đầu với một cái nhìn về kế hoạch mạng lưới kho hàng của bạn, bởi vì dù công ty của bạn yêu cầu một kho hay nhiều kho, hiệu quả và chi phí của bạn sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều bởi sự lựa chọn vị trí và công suất lưu trữ của bạn. Tất nhiên, có thể viết toàn bộ cuốn sách về chủ đề cụ thể này, nhưng để giữ cho bài viết này tương đối ngắn gọn, chúng tôi sẽ giải thích ngắn gọn về các yếu tố quan trọng cần xem xét khi lập kế hoạch mạng lưới kho (ngay cả khi một mạng lưới chỉ là một kho).
Logistics bên ngoài: giữ cho các khách hàng hài lòng
Dịch vụ khách hàng của bạn là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong số các yếu tố này, đặc biệt liên quan đến thời gian giao hàng. Ví dụ: nếu giao hàng nhanh là một phần trong chiến lược cạnh tranh của bạn, bạn sẽ cần xác định vị trí kho hàng của mình gần khách hàng hoặc gần các cơ sở của các đối tác vận chuyển của bạn. Kết quả là yếu tố giao hàng sẽ ảnh hưởng đến các quyết định về số lượng kho cần thiết và công suất của chúng.
Nếu bạn hoạch định không đủ công suất sẽ dẫn đến không đủ hàng dự trữ để kịp giao đến khách hàng nhanh nhất. Khách hàng sẽ phải đợi bạn di dời hàng từ những kho khác đến.
Ngược lại, nếu bạn hoạch định công suất quá lớn, có thể sẽ bỏ trống không gian kho gây ra lãng phí đầu tư cơ sở vật chất và thiết bị.
Điều gì xảy ra trong kho hàng của bạn ?
Ngoài việc xem xét các khía cạnh dịch vụ khách hàng, chẳng hạn như thời gian giao hàng và tốc độ chuỗi cung ứng, bạn cũng sẽ cần phải suy nghĩ về lưu lượng dự đoán và cụ thể hơn là nhận, lưu trữ và xuất hàng, cũng như các loại quy trình sẽ được thực hiện trong kho hàng.
Chiến lược phân phối của bạn cũng vậy, sẽ liên quan đến tối ưu hóa mạng lưới. Chẳng hạn, tất cả chiến lược của bạn về mức độ dịch vụ khách hàng cao nhất có thể, hay công ty của bạn cạnh tranh nhiều hơn trên mặt trận chi phí bằng cách tối thiểu hóa chi phí? Những mức độ mà bạn yêu cầu về tồn kho nhằm mục đích sẵn sàng cho các đơn hàng của khách hàng ?
Sau đó là các yêu cầu vật lý cho mỗi kho. Bạn sẽ triển khai thiết bị tự động, hoặc các quy trình của bạn chủ yếu là thủ công ?
Cũng cần nghĩ về bên trong
Đừng quên xem xét hậu cần trong nước. Nhà cung cấp của bạn nằm ở đâu? Thời gian giao hàng nào được chấp nhận cho việc các nhà cung cấp của bạn giao hàng đến cho bạn? Các nhà cung cấp của bạn đáng tin cậy tới đâu ? Liệu họ có chậm trễ giao hàng hoặc thông báo hủy đơn đặt hàng của bạn vào phút cuối ? Đây là tất cả các câu hỏi sẽ được trả lời và tính đến khi lập kế hoạch công suất lưu trữ và vị trí của kho của bạn.
Bạn có thể áp dụng suy nghĩ tương tự vào 8 cách bố trí mạng lưới kho của mình, mặc dù cần nhấn mạnh hơn vào việc định vị kho của bạn đủ gần khách hàng nhằm tối ưu lợi thế cạnh tranh về dịch vụ của bạn, đồng thời không gây khó khăn cho phía cung ứng.
A. Chuẩn bị dữ liệu cơ bản
Nếu bạn đã thiết lập số lượng kho cần thiết và vị trí của chúng, điều tiếp theo bạn có thể muốn nghĩ đến là thiết kế kết cấu và khả năng chứa hàng. Có rất nhiều yếu tố khác nhau để xem xét có được những quyết định đúng, vì vậy sẽ rất hợp lý khi liệt kê các câu hỏi chính mà bạn sẽ cần trả lời trước khi bắt tay vào thiết kế. Danh sách các câu hỏi gợi ý sau đây dĩ nhiên không thể đầy đủ hay tương thích với mọi tình huống, nhưng chúng sẽ giúp bạn bắt đầu xác định các yêu cầu của bạn.
Những hoạt động gì sẽ diễn ra trong kho của bạn? Hoạt động của bạn sẽ bao gồm việc tiếp nhận, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói và gửi đi, hoặc bạn sẽ cần các khu vực dành riêng để thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng (bạn cần phân loại và sắp xếp hàng hóa vào các đơn vị bao bì nhỏ hơn, hoặc bạn cần thay đổi bao bì cho chúng)?
Các đặc tính của sản phẩm của bạn là gì? Yếu tố này sẽ có tác động đáng kể đến thiết kế kho của bạn, nghĩa là bạn sẽ cần phải kỹ lưỡng trong việc xác định nhu cầu của mình. Hãy chú ý những điều sau:
Những loại sản phẩm bạn sẽ lưu trữ trong kho của bạn?
Hàng của bạn có thể dễ dàng được lưu trữ trong kho bằng cách xếp chồng lên nhau trên pallet đặt trên sàn nhà xưởng, hay đặt lên kệ chứa hàng ?
Các sản phẩm độc hại, dễ vỡ, hoặc có bất kỳ lý do nào khác mà chúng cần xử lý đặc biệt?
Các sản phẩm sẽ được lưu trữ như thế nào? Tất cả sẽ được đặt lên pallet, thùng giấy, các mặt hàng riêng rẽ?
Sản phẩm của bạn sẽ yêu cầu bất kỳ xử lý nào ngoài lưu trữ?
Sản phẩm của bạn có cần được lưu trữ tuân thủ bất kỳ quy tắc hoặc quy định đặc biệt nào không?
Sản phẩm của bạn có cần bất kỳ hình thức kiểm soát nào trong môi trường lưu trữ (hàng đông lạnh, kiểm soát nhiệt độ không?)
Sản phẩm của bạn có phải theo mùa? Khối lượng hàng tồn kho của bạn sẽ dao động nhiều do tính thời vụ, hoặc chỉ một chút? Cố gắng cho phép đủ số lượng để lưu trữ và lưu lượng cao nhất, đồng thời tránh quá nhiều công suất trong những tháng có doanh thu thấp hơn.
Kho của bạn sẽ phải xử lý hàng trả lại? Khi ngày càng có nhiều công ty, đặc biệt là những công ty tham gia vào thương mại điện tử, có một vấn đề cần khám phá ra, việc quản lý hậu cần ngược trở lại như một quy trình riêng biệt thường tốt hơn là cố gắng tích hợp xử lý trả hàng lại với cách vận chuyển thông thường. Nếu kho của bạn sẽ cần xử lý nhiều hàng trả lại từ khách hàng, bạn có thể muốn cho phép thêm không gian dành riêng cho việc lưu trữ và xử lý các sản phẩm trả lại này.
B. Quy hoạch và thiết kế
Bây giờ hãy để di chuyển đến phần quy hoạch bố trí kho, để xem cách bố trí thực tế kho hàng của bạn. Bốn yếu tố quan trọng xuất hiện khi thiết kế hoặc đặt bất kỳ cơ sở lưu trữ hoặc phân phối nào, bất kể đó là trung tâm phân phối hỗn hợp đa nhiệt độ lớn phục vụ mạng lưới thị trường có doanh thu và tốc độ cao, cửa hàng phụ tùng trong trung tâm dịch vụ di động hay một kho hàng nguyên liệu hỗ trợ một hoạt động sản xuất.
Phương pháp tiếp cận FAST để thiết kế bố trí kho
Nếu bạn đã quen với khái niệm FAST trong bố trí thiết kế kho (nếu chưa, hãy tiếp tục, vì chúng được mô tả ở phía dưới), bạn sẽ biết rằng mục tiêu của FAST là đảm bảo mỗi vị trí hoạt động đủ gần nhau để cho phép quy trình công việc trôi chảy, nhưng không quá gần để gây ra sự chồng chéo và lộn xộn quá trình và giảm hiệu suất.
Bốn yếu tố cơ bản có thể được ghi nhớ bằng cách liên tưởng đến từ FAST - nhanh:
- F – Flow – Dòng chảy
- A – Accessibility – Khả năng tiếp cận
- S – Space - Không gian
- T – Throughput – Lưu lượng
Đây không phải là bất kỳ thứ tự ưu tiên. Chúng ta nên coi trọng như nhau đối với mỗi yếu tố trong số chúng, và nhằm mục đích đạt được sự thỏa hiệp tốt nhất trong những nhân tố thường xung đột này. Khi một yếu tố được xem xét và thay đổi, mỗi yếu tố khác cần được xem xét lại để đánh giá tác động tổng thể của sự thay đổi đó.
F – Flow – Dòng chảy
Cái mà chúng ta đang tìm kiếm ở đây là một chuỗi các hoạt động hợp lý trong kho nơi mỗi hoạt động được đặt càng gần càng tốt với hoạt động trước nó và tương tự với chức năng theo sau nó.
Chúng ta quan tâm đến sự di chuyển có kiểm soát và không bị gián đoạn của hàng hóa, con người và giao thông của các thiết bị (xe nâng, người đi bộ). Nếu có thể, hãy thiết kế để không có xung đột dòng chảy hoặc các khu vực có lưu lượng giao thông cao hoặc mật độ công việc.
Nó cũng rất quan trọng để biết vị trí của vật liệu trong hệ thống kho kệ, trạng thái và vị trí của hàng hóa, trạng thái và vị trí của thiết bị nâng hạ. Mục đích ở đây là đặt ra các hoạt động kho khác nhau để mỗi hoạt động đóng góp cho một hoạt động trôi chảy với số lượt di chuyển và gián đoạn tối thiểu.
Để dễ hình dung tầm quan trọng của Flow, bạn có thể xem hình minh họa ở dưới, và đưa ra các tình huống:
Tình huống thứ 1. Bạn cần lấy hàng ở 7 vị trí trong kho, và có thể xếp hết lên 1 xe nâng hoặc xe đẩy (bạn chỉ cần đi 1 chuyến)
Tình huống thứ 2. Mỗi vị trí bạn cần lấy cả pallet, nghĩa là bạn phải đi 7 chuyến (hoặc bạn có thể tiết kiệm số chuyến bằng cách di chuyển 2 pallet cùng lúc, số chuyến giảm lại còn 4 chuyến).
Vậy vấn đề ở đây: Bạn đi như thế nào để đường đi là ngắn nhất (nhằm mục đích tiết kiệm thời gian và tiết kiệm năng lượng cho xe nâng). Hoặc kho hàng của bạn có 2 hoặc 3 xe nâng làm việc cùng lúc, việc di chuyển đến các điểm lấy hàng sao cho không bị chồng chéo hoặc giao cắt nhau.
Chính vì tầm quan trọng của dòng chảy, nên cần phải thiết kế và bố trí kho hàng ngay từ ban đầu. Dựa vào những thông tin đã chuẩn bị ở phần A, các nhà thiết kế sẽ đề xuất mô hình bố trí kho hàng giúp bạn.
A – Accessibility – Khả năng tiếp cận
Ở đây chúng ta muốn đề cập đến việc tiếp cận hàng hóa. Từ những loại hàng hóa có quy cách hoặc cấp đơn vị lớn như nước đóng chai, 1 đơn vị lưu kho là cả 1 pallet, thậm chí là đơn vị xe tải hoặc cont. Nước đóng chai có tốc độ di chuyển rất nhanh và có hạn sử dụng dài nên không cần quan tâm đến phương thức nghiêm ngặt về nhập trước xuất trước (FIFO).
Đến những loại hàng hóa có cấp đơn vị nhỏ, thậm chí nhỏ hơn cả đơn vị hàng hóa thông thường (cái, hộp, chiếc). Như ngành dược chẳng hạn, đơn vị có thể còn nhỏ hơn cái, như các phân loại vật lý (specific lock, cascade airlock, bubble airlock, sink airlock)
Những yêu cầu về mức độ tiếp cận phải đạt được, đặc biệt là ở khu vực lấy hàng và khu vực lưu trữ hàng hóa di chuyển nhanh, nhưng không được ảnh hưởng đến yếu tố tiếp theo trong mô hình FAST, đó là sử dụng không gian.
S – Space – không gian
Khi xem xét đến việc sử dụng không gian kho, nên ưu tiên cho mục đích lưu trữ và vận hành, trong khi từ bỏ không gian tối thiểu cần thiết cho các chức năng liên quan như văn phòng, khu vực làm việc, lưu trữ pallet trống, sạc ắc quy cho xe nâng, v.v.
Nhờ vào các hệ thống lưu trữ và thiết bị vận hành có sẵn trên thị trường hiện nay, có thể sử dụng tối ưu không gian của một kho chứa theo cả chiều cao kho và chiều rộng sàn.
Vì hầu hết các thiết bị lưu trữ hiện tại (hệ thống giá kệ để hàng và thiết bị xếp dỡ) đều sẵn có rất nhiều quy cách phù hợp với nhiều mục đích sử dụng của khách hàng, và không cần phải can thiệp đến kết cấu của nhà xưởng, khách hàng có thể quyết định đầu tư xây dựng một tòa nhà kho có thiết kế hộp lớn đơn giản và chi phí tiết kiệm nhất. Vì lý do tương tự, khách hàng có thể quyết định xây kho theo hướng linh hoạt, có thể mở rộng hoặc thay đổi trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển lên mức lớn hơn, yêu cầu lưu trữ nhiều hơn và tốc độ nhập xuất hàng nhanh hơn. Một lần nữa, điều này có thể được thực hiện mà không cần thay đổi tốn kém và đột phá đối với cấu trúc nhà kho thực tế. Nhưng hãy nhớ rằng, bạn vẫn phải xem xét các yếu tố: Dòng chảy, khả năng tiếp cận, và cuối cùng là lưu lượng.
T – Throughput – Thông lượng
Trong việc khám phá thông lượng kho, chúng ta không chỉ xem xét các loại sản phẩm đi qua kho, mà còn về bản chất của sản phẩm và vận tốc của nó khi tham gia vào dòng chảy. Có nghĩa là các đặc điểm xử lý, kích thước và bất kỳ yếu tố nào khác sẽ ảnh hưởng đến cách hàng tồn kho di chuyển qua các khu vực, chẳng hạn như nguy hiểm, hàng loạt, dễ vỡ, yêu cầu bảo mật và khả năng tương thích với các sản phẩm khác.
Nắm rõ vận tốc của sản phẩm để xem xét đến khối lượng hàng hóa di chuyển qua kho hàng mỗi ngày. Bạn sẽ cần xác định các hoạt động trong giai đoạn chọn cũng như mức độ hoạt động tối thiểu. Nắm thông tin này càng chính xác sẽ càng giúp ích nhiều cho kết quả phân tích thiết kế và bố trí.
Dữ liệu của bạn càng tốt và thời gian thu thập và phân tích dữ liệu càng lâu, rủi ro càng ít. Tuy nhiên, vẫn có thể đưa ra một giải pháp chấp nhận được khi thời gian là một thứ gì đó xa xỉ đối với dự án của bạn. Bạn phải làm tốt nhất với những gì có sẵn.
Có rất nhiều suy nghĩ về thiết kế kho
Chính xác như tôi đã cố gắng giải thích về thiết kế kho trong bài viết này, tôi đã chắc chắn rằng nó sẽ để lại cho bạn ấn tượng rằng việc lập kế hoạch và thiết kế một nhà kho (hoặc mạng lưới kho) là một công việc đáng kể.
Chúng tôi sẽ cố gắng thuyết phục bất cứ ai có ý nghĩ ngược lại – cho rằng có thể hoạch định sơ ssài. Và thực sự, chúng tôi muốn bạn nên tham vấn cùng một chuyên gia bên ngoài có uy tín để giúp bạn. Trừ khi, bạn là một tổ chức lớn có nhiều chuyên gia nội bộ có sự am hiểu về thiết kế và vận hành kho. Mặc dù vậy, tôi hy vọng rằng những điểm được nêu ở trên sẽ cho bạn một số ý tưởng về những cân nhắc quan trọng.
Tóm lại những điểm chính, chúng tôi sẽ nói rằng khi xem xét bố trí hoặc thiết kế kho của bạn, các yếu tố về dòng chảy, khả năng tiếp cận và không gian phải được cân bằng để cho phép nhu cầu thông lượng, nghĩa là khối lượng đi qua và các tham số thời gian được đáp ứng.
Tương tự ở quy mô lớn hơn – khi bạn xem xét và quy hoạch 1 mạng lưới các kho hàng: luồng hàng tối ưu thông qua chuỗi cung ứng trong và ngoài nước của bạn nên được xem xét khi quyết định số lượng và vị trí của kho.
Cuối cùng, liên quan đến các yêu cầu về cấu trúc và năng lực của từng kho riêng lẻ, một số điều quan trọng nhất cần suy nghĩ là việc dịch vụ và hàng hóa của bạn đang cung cấp, đặc điểm của sản phẩm và loại hoạt động mà bạn dự kiến sẽ tiến hành trong nhà kho.
Trần Chính
Theo Logistics Bureau
Tham khảo thêm thông tin về kệ chứa hàng và thiết bị nâng hạ tại https://geecorp.com.vn