Người lãnh đạo thu mua đội trên đầu nhiều trọng trách và quản lý một danh sách trách nhiệm- từ nhận biết đến quản lý nhà cung cấp, quy trình thanh toán. Một ngày (làm việc) trong phòng mua hàng không bao giờ chậm.
Quản lý việc chi tiêu của tổ chức trong khi cần phải thực thi các chính sách mua sắm thích hợp luôn luôn là mối quan tâm thường xuyên của người lãnh đạo thu mua. Nhưng đó chỉ là một phần nhỏ của tảng băng trôi.
Trước mắt của người thu mua tràn ngập với những con số của các công việc như quản lý yêu cầu mua hàng, quy trình đặt hàng, quản lý hợp đồng, quản lý vòng đời của nhà cung cấp, và nhiều thứ khác nữa. Giữa sự hỗn loạn, người lãnh đạo thu mua thường không có đủ thời gian để xử lý những thách thức thông thường
(Vòng đời nhà cung cấp ở đây không nên hiểu là các nhà mua hàng chỉ làm việc với họ trong thời gian đã định sẵn, đến thời điểm đã định là ta sẽ đá đít họ. Có rất nhiều vấn đề cần phải quản lý khi làm việc với các nhà cung cấp. Sẽ có 1 bài viết nói riêng về vấn đề này. Ví dụ như nhà cung cấp phá sản, sản phẩm của họ đang bị lỗi thời, máy móc sản xuất của họ đã hết khấu hao làm cho độ chính xác không còn nằm trong mức cho phép dẫn đến việc thành phẩm của họ không còn đạt đủ tiêu chuẩn nữa, chu kỳ kinh doanh của họ đang đi xuống hay chứng nhận nào đó của họ sắp hết hạn... và người mua hàng cần phải có hướng phòng bị: tìm nhà cung cấp mới, hoặc tìm mặt hàng thay thế.)
Dưới đây là 6 thách thức mà các nhà mua hàng thường bị ám ảnh tại bất kỳ lĩnh vực hay quy mô tổ chức
1. Giảm thiểu rủi ro
Rủi ro cung ứng thường là thách thức chính trong quy trình mua hàng. Rủi ro thị trường, gian lận tiềm ẩn, chi phí, chất lượng, và rủi ro giao hàng tạo thành những rủi ro phổ biến nhất. Thêm vào đó, rủi ro tuân thủ như là tránh tham những, tuân thủ chính sách, và nhiều rủi ro khác nữa làm cho các lãnh đạo mua hàng phải thao thức suốt đêm.
2. Mua hàng không minh bạch
Những giao dịch mua hàng thực hiện không đúng theo quy trình mua hàng sẽ bị xem là mua hàng không minh bạch. Cộng đồng thu mua quốc tế gọi với cụm từ nặng hơn là “dark purchasing”. Việc mua sắm như vậy có thể dẫn đến mất kiểm soát ngân sách và tác động đến tồn kho.
Hầu hết những Dark purchasing xảy ra trong các danh mục chi tiêu gián tiếp, danh mục hàng hóa cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động của một đội nhóm. Chẳng hạn như văn phòng phẩm, mỗi phòng ban có thể có quỹ hoặc ngân sách riêng, và họ chi tiêu trong hạn mức cho phép của công ty. Hoặc 1 đội thi công công trình, họ cũng có 1 khoản ngân sách chi tiêu những vật tư gấp tại công trường. Vì những giao dịch này được thực hiện bởi những người không có chuyên môn mua hàng, họ không nắm các chính sách và thủ tục mua hàng, họ cũng không có am hiểu về thị trường sản phẩm họ đang mua, không có trong tay những nhà cung cấp giá sỉ… nên rất dễ bị mua giá cao, mua không đúng, sản phẩm không đạt chất lượng, không sử dụng được. Tất cả những điều này đẩy chi phí đội lên, tác động tới ngân sách. Theo một kết quả khảo sát của AmeriQuest cho thấy 40% số người tham gia khảo sát trả lời rằng họ không có quy trình mua sắm. Và người ta đã ước tính rằng từ 15% đến 40% chi phí hoạt động chung của công ty rơi vào nhóm chi tiêu gián tiếp.
Vì những chi tiêu không hiệu quả như vậy nên đã trở thành thách thức đối với các nhà mua hàng. Nếu các nhà mua hàng phụ trách luôn việc xử lý các chi tiêu gián tiếp này, sẽ có quá nhiều việc phải xử lý và sẽ kéo họ ra khỏi những vấn đề lớn trong khi lại không mang lại giá trị tương xứng với thời gian họ bỏ ra. Thử tưởng tượng những yêu cầu nhỏ nhỏ cứ từ đâu ùa tới và ùa tới như không bao giờ hết, từ văn phòng phẩm cho đến các vật tư tiêu hao tại công trường, không có quy chuẩn, số lượng không đủ so với MOQ, lại phải đàm phán với nhà cung cấp về số lượng, giá, thời gian giao hàng. Nhưng nếu không xử lý thì lại để cho chi tiêu gián tiếp tiếp tục bào mòn ngân sách của tổ chức. Trong khi bộ phận mua hàng lại chính là bộ phận đứng mũi chịu sào trong áp lực giảm chi tiêu cho tổ chức.
3. Chu kỳ quy trình dài
Thông thường, các yêu cầu mua sắm vật tư hay nguyên vật liệu hoặc dịch vụ được đưa đến bàn các nhà mua hàng với cảm giác cấp bách vào phút cuối. Kết quả là, thời gian giao hàng thực tế và chu kỳ mua hàng có xu hướng dài hơn đáng kể so với sự trông đợi hoặc lịch trình. Dưới đây là những lý do phổ biến cho những chậm trễ trong quy trình mua hàng.
- - Chậm trễ trong việc chuẩn bị thông số kỹ thuật / TOR / SOW
- - Bỏ qua lịch trình mua sắm. Một số công ty có đưa ra lịch đề xuất mua vật tư vào 1 hoặc 2 ngày cụ thể trong tháng hoặc trong tuần. Nhưng một số bộ phận có thể trì hoãn gởi yêu cầu hoặc họ đưa ra lý do gấp để yêu cầu trước ngày đã định.
- - Nới rộng khoảng thời gian hoàn tất hồ sơ mời thầu / đề xuất. Để hoàn tất hồ sơ mời thầu bạn cần tổng hợp thông tin từ nhiều bộ phận, hoặc thời gian các bộ phận gởi đề xuất mua hàng. Nhưng liệu rằng họ có cung cấp thông tin cho bạn đúng hạn.
- - Không bắt đầu quá trình đánh giá hồ sơ chào hàng đúng hạn. Khi bạn nhận được hồ sơ chào giá từ nhà cung cấp, việc cần làm là tự mình đánh giá rồi sau đó gởi thông tin đến các phòng ban liên quan. Nhưng các bộ phận ấy có bắt tay vào đánh giá và phản hồi lại với bạn có đúng như lịch trình hay không.
- - Thất bại hoặc chậm trễ trong đàm phán hợp đồng
4. Dữ liệu không chính xác
Để đưa ra quyết định mua hàng hợp lý, các tổ chức cần có dữ liệu chính xác và đáng tin cậy. Quyết đinh mua hàng dựa trên dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng tồn kho và tiềm ẩn nguy cơ tạo ra các thách thức mua hàng khác vì ngân sách bị tác động. Và điều đó tác động trực tiếp lên kết quả hoạt động của tổ chức.
5. Chiến lược mua hàng
Khi quá trình mua hàng diễn ra liên tục trở nên có tính chiến lược và hợp tác hơn, các tổ chức bắt đầu nhận ra những lợi ích của việc có một chiến lược mua hàng vững chắc. Tuy nhiên, hiểu được ý nghĩa chiến lược của từng bước và tìm ra cách để thực hiện trên toàn bộ các đơn vị chức năng của doanh nghiệp là một thách thức tỷ lệ nghịch với việc tổ chức dễ dàng nhận ra việc cần phải có chiến lược.
6. Các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp
Một trong những thách thức lớn nhất đối với các nhà mua hàng là quản lý các nhà cung cấp. Từ việc xác định đúng nhà cung cấp đến việc theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và đảm bảo nguồn cung cấp sản phẩm chất lượng ổn định và đi kèm với các điều kiện hợp lý. Toàn bộ quá trình này chứa đầy những sự phức tạp.
Trên đây là những thách thức mà các nhà mua hàng luôn phải đối mặt. Bài viết còn nhiều ý mình cũng chưa làm rõ, mong nhận được đóng góp từ bạn đọc, từ các nhà mua hàng để hoàn thiện hơn.
Hẹn gặp lại các bạn ở phần 2: Những kỹ năng mà các nhà mua hàng phải có và còn phải vượt trội
Trần Chính
Xem thêm
Corona virus: 7 hành động từ các đội ngũ mua hàng