Liên hệ
Giới thiệu
Coronavirus (Covid -19) có vẻ nghiêm trọng hơn. Chúng đã lan sang Mỹ và đặt nước Mỹ vào tình trạng cảnh báo. Vấn đề đặt ra: Chúng ta làm việc thế nào, khi nào và ở đâu ?
Cuộc sống hàng ngày bị đảo lộn. “Sự gián đoạn đối với cuộc sống hàng ngày có thể nghiêm trọng”, bác sĩ Nancy Messonnie (giám đốc của Trung tâm quốc gia về bệnh miễn dịch và hô hấp CDC) cảnh báo tại một cuộc họp báo hôm thứ ba. Các trường học bị đóng cửa, các cuộc họp mặt công cộng bị đình chỉ và các doanh nghiệp buộc phải sắp xếp công việc để nhân viên làm việc từ xa.
Sự lây lan toàn cầu của virus có thể là một khoảnh khắc cho thấy liệu các nhà tuyển dụng có sẵn sàng đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi bất ngờ tại nơi làm việc hay không. Các chuyến đi công tác có thể giảm hoặc buộc phải hủy bỏ. Nhiều nhân viên có thể cần phải làm việc bên ngoài tại nhà hoặc nơi nào đó. Sử dụng các phương tiện truyền thông để trao đổi và tham gia các cuộc họp. Và nếu diễn biến của Coronavirus đủ tệ, nhiều người thực sự có thể được yêu cầu, hoặc tự yêu cầu được làm việc từ xa.
Liệu các tổ chức, doanh nghiệp đã sẵn sàng? Câu trả lời có thể là không. Nhưng ngay cả đối với những người cởi mở để suy nghĩ lại về cách công việc sẽ được thực hiện, họ đã sẵn sàng cho câu hỏi hậu khủng hoảng không thể tránh khỏi: Tại sao chúng ta không làm điều này mọi lúc?
Làm thế nào để bạn chuẩn bị cho doanh nghiệp của mình để không chỉ linh hoạt ứng phó với sự gián đoạn tiềm ẩn này, mà còn sử dụng nó như một cơ hội để suy nghĩ lại công việc theo hướng mở hơn. Cho phép nhân viên thay đổi cách làm việc và nơi làm việc, và bạn quan tâm đến hiệu suất thay vì bắt họ phải có mặt ở văn phòng.
Đây là năm bước để bắt đầu:
Chấp nhận khả năng rằng tất cả hoặc một phần lực lượng lao động của bạn có thể cần phải làm việc từ xa.
Hy vọng và cầu nguyện những khủng hoảng dẫn đến gián đoạn như thế này không xảy ra hay tìm cách đơn giản hơn là bỏ qua việc phải suy nghĩ về vấn đề này đều không phải là một chiến lược tốt. Cả hai kiểu dự phòng cho khủng hoảng như trên đều không đi được đến đâu. Thay vì đưa cho nhân viên của mình một chiếc máy tính xách tay và nói rằng “Các anh chị hãy làm việc ở nhà hoặc ở một nơi nào đó vào ngày nhà nước mở rộng kiểm dịch trên diện rộng." Lập kế hoạch như thể cách duy nhất để duy trì hoạt động theo cách cho càng nhiều nhân viên làm việc từ xa càng tốt. Tập hợp một nhóm đa chức năng cùng nhau bao gồm các nhà lãnh đạo ngành kinh doanh, công nghệ thông tin, nhân sự, truyền thông và sản xuất để bắt đầu lên kế hoạch cho các kịch bản khác nhau và tối ưu hóa việc thực hiện, nếu hoàn cảnh cần có phản ứng nhanh.
Vẽ ra các công việc và nhiệm vụ có thể bị ảnh hưởng.
Lưu ý vai trò và nhiệm vụ:
1) Có thể được thực hiện, thậm chí một phần, mà không cần phải có mặt tại văn phòng / nơi làm việc,
2) Không thể được thực hiện, thậm chí phần nào, nếu ở bên ngoài văn phòng / nơi làm việc
và
3) Không chắc chắn.
Thách thức mọi giả định không chính xác về các công việc cụ thể mà bạn nghĩ không thể thực hiện được từ xa ở mục 2. Và cả những việc không chắc chắn ở mục 3, hãy sẵn sàng thử nghiệm. Chẳng hạn, trong nhiều năm chúng tôi đã nhận định: các trợ lý hành chính không thể làm việc một cách linh hoạt. Và trong nhiều năm, chúng tôi đã làm việc với các nhóm trợ lý hành chính để chứng minh điều đó không đúng. Đúng là có một số nhiệm vụ nhất định buộc họ phải có mặt ở văn phòng, nhưng những nhiệm vụ đó có thể được lên kế hoạch từ trước, và những trợ lý này có thể xử lý trước hoặc sắp xếp vào 1 ngày nào đó lên văn phòng và xử lý trong 1 ngày. Phần lớn các nhiệm vụ của họ có thể diễn ra hiệu quả bên ngoài mô hình công việc truyền thống và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Kiểm tra phần cứng và phần mềm có sẵn và xử lý dứt điểm với những vấn đề có thể gây gián đoạn việc truy cập và duy trì trạng thái đó.
Đánh giá mức độ tương thích và phù hợp của các ứng dụng cụ thể, chẳng hạn như hội nghị video và các nền tảng cộng tác / truyền thông khác. Nếu bạn phát hiện những rủi ro có thể dẫn đến gián đoạn truyền tín hiệu, bạn hãy nhân cơ hội này thử nghiệm trước khi mọi người cần sử dụng chúng. Nếu bạn chủ quan và nghĩ mình làm chủ mọi thứ, để đến khi sử dụng thực sự mới kiểm nghiệm xem có rủi ro gián đoạn hay không là cách làm không tối ưu và không hiệu quả. Xác định các thiết bị thuộc sở hữu của tổ chức mà mọi người có thể sử dụng và mang về nhà. Và làm rõ những thiết bị nào nhân viên có thể mang ra ngoài như điện thoai, laptop chẳng hạn. Xác định xem có bất kỳ vấn đề bảo mật dữ liệu nào cần xem xét không và cách tốt nhất vẫn là giải quyết chúng trước. Bạn không thể nào để mất dữ liệu rồi mới đi khiển trách hay đưa ra các hình thức kỷ luật với nhân viên. Bạn có làm gì đi nữa thì dữ liệu của bạn cũng đã bị rò rỉ rồi. Cách tốt nhất để giải quyết rủi ro là giải quyết nó trước khi nó có cơ hội xảy ra.
Thiết lập một giao thức truyền thông trước.
Kế hoạch cho tương tác cần phải được vạch ra: cách mọi người tiếp cận dữ liệu, cách mọi người tương tác với nhau (ví dụ: tất cả thông tin liên hệ ở một nơi – bạn có thể đặt 1 trung tâm dữ liệu chung, mọi dữ liệu xử lý chung được tải lên đó. Các kênh liên lạc chính phải được làm rõ - email, hay group chat, hay điện thoại, v.v.); nhân viên dự kiến sẽ trả lời khách hàng như thế nào; và làm thế nào và khi nào các đội sẽ phối hợp và gặp nhau.
Xác định các cách để đo lường hiệu suất.
Sau khi thời gian phản hồi linh hoạt kết thúc, dữ liệu này sẽ cho phép bạn suy nghĩ về những gì đã làm, những gì chưa làm, và tại sao. Dữ liệu cũng sẽ chuẩn bị cho bạn trước để trả lời câu hỏi không thể tránh khỏi một khi khủng hoảng đã qua. Tại sao chúng ta không làm điều này mọi lúc? Tùy thuộc vào kết quả, bạn có thể quyết định tiếp tục duy trì các khía cạnh nhất định của một số hoạt động trong tổ chức. Ví dụ: có thể bạn cắt giảm 25% đi công tác và thay thế hội nghị video. Sau đó, bạn xác định rằng khoảng 80% các cuộc họp đó có hiệu quả tương đương nhau. Do đó, việc giảm 20% các chuyến công tác sẽ được tiếp tục duy trì khi không còn khủng hoảng. Mục đích duy trì như vậy là để doanh nghiệp và nhân viên tiết kiệm thời gian di chuyển, tiết kiệm nguồn lực. Hoặc bạn có thể có mục đích nhân văn hơn, xem đây một phần của chiến lược bền vững của tổ chức để cắt giảm lượng khí thải carbon.
Khi xảy ra trường hợp khẩn cấp về sức khỏe toàn cầu chẳng hạn như đợt dịch Covid-19 này, đáng sợ, gây rối và khó hiểu cho mọi người. Nếu bạn đã có kế hoạch, cho dù khủng hoảng không có gì đáng ngại. Thì tối thiểu bạn cũng có một kế hoạch phản ứng với thảm họa trong công việc một cách có tổ chức, linh hoạt và sẵn sàng vào lần tới khi có một thách thức đối với tính liên tục hoạt động. Khủng hoảng là tiềm ẩn, có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Theo tạp chí Harvard Business Review
Trần Chính
Xem thêm các tin tức về Coronavirus tại https://geecorp.com.vn/
Gọi điện
